Framgångsrika IT projekt - Insikter och rekommendationer för en lyckad SaaS implementation
Jag avslutade nyligen ett större transformationsprojekt där vi på 12 månader implementerade två SaaS (Software as a Service) system; SAP lönesystem och Quinyx WFM system. Dessa hade både beroenden mellan sig och mot andra befintliga system i IT landskapet.
Implementationsprojektet föregicks av en strategistudie som kartlade verksamhetens långsiktiga behov samt en upphandlingsprocess (RFP) där behoven ställdes mot leverantörernas förmågor.
Vi uppfyllde våra mål med avseende på tid och kostnad samt kortsiktiga funktionella mål med implementationen. Det fanns så klart en del barnsjukdomar första månaderna men de långsiktiga verksamhetsmålen är inom räckhåll.
Innan det här projektet hade jag de senaste plus 4 åren jobbat i en annan bransch och främst med systemutveckling så det var ett tag sedan jag ansvarade för systemimplementationer. Här har jag samlat erfarenheter och rekommendationer för en lyckad systemimplementation.
1. Tydligt syfte – viktigt att man på förhand har klart för sig varför man genomför en oftast dyr investering. Hela styrgruppen och mottagande organisation måste vara införstådda med syftet som exempelvis kan vara:
i. Öka den operativa effektiviteten
ii. Minska kostnader
iii. Öka kundnytta eller nöjdhet
iv. Myndighetskrav
v. Öka konkurrensfördelar
Detta är viktigt för att det kommer att vara vägledande för olika beslut genomgående under projektets gång SAMT för effektuppföljning efter leverans.
2. Intressent involvering – engagera och involvera nyckelintressenter, inklusive chefer, avdelningschefer, slutanvändare och IT för att säkerställa att olika perspektiv och krav beaktas. Intressenter bör även involveras i planerings-, besluts- och utvärderingsstadierna av implementeringen för att främja inköp OCH ägande av det nya systemet. På så sätt känner samtliga intressenter ett ansvar för en lyckad implementation.
I min artikel om hur man lyckas med IT projekt har jag några praktiska tips på hur man identifierar och engagerar intressenter.
3. Robust kravhantering – dokumentera noggrant funktionskrav (vad systemet måste göra) och icke-funktionella krav (prestanda, säkerhet, skalbarhet etc.). Detta är avgörande för att välja rätt SaaS-lösning och utforma en effektiv implementeringsplan. Denna process innebär att genomföra intervjuer, workshops och undersökningar för att fånga intressenternas behov och preferenser. Samtliga krav måste med i RFP:n.
Obs att man alltid kommer på krav även under implementationen som man missat MEN ju noggrannare man är med RFP och upphandlingsprocessen desto mindre tjafs och konflikter under implementationen. Många leverantörer använder otydliga krav för att bättra sina marginaler med change requests (CR)
"Viktigt att man på förhand har klart för sig varför man genomför en oftast dyr investering"
4. Val av leverantör – val av rätt SaaS-leverantör är avgörande för att implementeringen ska lyckas. Faktorer att överväga inkluderar leverantörens rykte, meritlista, finansiella stabilitet, säkerhetsåtgärder, supporttjänster och inte minst passformen mellan deras lösning och din organisations krav.
Viktigt att begära demos för samtliga intressenter och på samtliga funktioner. Spela in demos! Gör referenskontroller då tidigare kunder har bra kännedom om produkten och leverantören. Utvärdering av servicenivåavtal (SLA) kan hjälpa till att fatta ett välgrundat beslut.
Börja med upphandlingen tidigt för att inte behöva stressa igenom implementationen. Ifrågasätt leverantörens leveransplan; är det en rimlig plan eller optimistisk? En för optimistisk plan kan vara ett knep från leverantören att bättra sina marginaler med CR
Viktigt att samtliga krav är tydligt definierade i avtalet. Involvera inköp och jurister som är proffs på avtal. Det spar mycket tid och möda längre fram i projektet.
5. Konfiguration eller anpassning – Att balansera anpassning, alltså att skräddarsy systemet efter specifika behov och konfiguration, alltså nyttja inbyggda funktioner och inställningar är avgörande för att optimera SaaS-lösningens funktionalitet, underhållbarhet och uppgraderingsbarhet.
Obs att även om anpassning kan vara lockande för att möta unika krav, kan det öka komplexiteten, kostnaden och beroendet av leverantören. Prioritera konfigurationen när det är möjligt för att förenkla implementering och löpande hantering!
Har du gjort rätt val av leverantör så har den oftast utvecklat systemet och dess processer efter ”best practice”. I de flesta fall är det enklare och bättre att anpassa interna processer efter det nya systemet. Tänkt efter noggrant innan du beställer specialanpassningar.
6. Datamigrering – Planering och genomförande av en smidig datamigreringsprocess är avgörande för att säkerställa att värdefull information överförs korrekt till det nya SaaS-systemet.
Detta innebär att identifiera datakällor (befintliga såväl som framtida), rensa och transformera data, kartlägga fält, testa migreringsskript och verifiera dataintegriteten efter migrering. Ett stegvis tillvägagångssätt och beredskapsplaner kan minska riskerna i samband med datamigrering.
7. Integrationer – Det nya systemet ska fungera i ditt befintliga IT -landskap. Att bedöma SaaS-lösningens integrationsförmåga är avgörande för sömlös anslutning till befintliga system och applikationer inom organisationens IT-ekosystem.
API:er (Application Programming Interfaces), webbtjänster och integrationsplattformar underlättar datautbyte och automatisering av arbetsflöden mellan olika system. Prioritera lösningar som erbjuder robusta integrationsmöjligheter och stödjer industristandarder.
Obs att om inte du har koll på ditt IT – ekosystem, saknar tydlig IT- strategi eller EA-tänk så blir det svårt att kravställa på leverantören
8. Förändringsledning och training – det är viktigt att tillhandahålla omfattande utbildning och stöd för förändringshanteringen för att säkerställa att användaren anpassar sig och minimera motståndet mot det nya SaaS-systemet.
Utbildningsprogram bör skräddarsys för olika användarroller, inlärningsstilar och kompetensnivåer.
Dessutom kan implementering av förändringshanteringsmetoder, såsom kommunikationsplaner, intressentengagemang och feedbackmekanismer från användare, underlätta en smidig övergång. Ett knep är exempelvis att involvera användare i både krav, upphandling och främst implementationen. Dessa är sedan ambassadörer i förändringsledningen. Går det att initialt rulla ut systemet lokalt som en pilot för att samla feedback och åtgärda barnsjukdomar så ökar det acceptans och minskar anpassningstiden
9. Resurser – Implementationsprojekt är resurskrävande, inte minst för förvaltande avdelning. Säkra tillräckligt med FTE:er för att inte slita ut personalen. Börja med rekryteringen tidigt då det kan ta tid att få in personal. Rådfråga med leverantörer hur mycket resursbehovet är. De är experter på det de gör.
Genomför själva styrning av projektet med extern personal och låt intern personal fokusera på praktisk implementation då det är den bästa utbildningen. Dessa måste ju sedan ta ansvar för förvaltning. Låt dem sedan genomföra utbildningen av slutanvändare.
Ta in en testledare tidigt i projektet. Testledarens roll, ansvar och leveransförmåga är avgörande för att lyckas med implementationen. Hen måste förstå kraven, verksamhetens behov och processer samt bli expert på systemet
Förvänta dig CR. Ju större leverantör desto mindre flexibilitet och fler CR. CR processer är tråkig och mycket tidskrävande. Säkra en dedikerad resurs som ansvarar för den, förhandlar och driver frågan i mål. Större leverantörer påbörjar inte jobb på CR förrän en överenskommelse är framtagen.
Ta inte in konsulter efter pris, det kommer att straffa sig i längden!
10. Feedbackmekanism och förbättringar – Uppmuntrande feedback från slutanvändare och intressenter hjälper till att identifiera användbarhetsproblem, funktionsförfrågningar och möjligheter till förbättringar i SaaS-systemet.
Implementera feedbackmekanismer som undersökningar, förslagsrutor, användarforum och helpdeskbiljetter för att samla in input från användare vid olika kontaktpunkter. Analysera feedbackdata regelbundet och prioritera förbättringar baserat på verksamhetens påverkan och användarbehov.
De bästa tipsen kommer paketerat i 10 men andra faktorer att tänka på är data och informationssäkerhet; support och förvaltningsorganisation; KPI:er och uppföljning av effektmål; cut-over och driftsättning; risk-, backup- och recoveryplaner
Genom att ta itu med dessa kritiska faktorer på ett systematiskt och proaktivt sätt kan organisationer öka sannolikheten för en framgångsrik SaaS-implementering och maximera värdet av deras investering i det nya systemet.
Hoppas dessa förslag och rekommendationer underlättar era implementationer. Ta gärna kontakt med mig om du vill diskutera och få praktiska tips på resp punkt.
Jag har tidigare skrivit en artikel på hur man lyckas med IT projekt som jag tycker du också ska läsa.
Författare: Bashtin Nematbakhsh
Bashtin är en senior program- och projektledare med gedigen erfarenhet av att driva komplexa
projekt inom digitalisering och automatisering. Projekten har omfattat både IT systemutveckling, SaaS-lösning implementation, arkitektur, datahantering och verksamhetsutveckling.
Trots titeln brinner Bashtin för ett lean/ agilt förhållningssätt och använder sig gärna av agila arbetsmetoder i sitt ledarskap för att skapa flexibilitet, skalbarhet och kostnadseffektiva leveranser. Bashtin har en gedigen bakgrund som managementkonsult hos flertalet europeiska konsulthus
som exempelvis BearingPoint.
