Som konsult är tid din mest värdefulla tillgång. Ofta vill du kunna ha större flexibilitet, kanske jobba mindre, och framför allt: lägga din tid på arbete du faktiskt kan fakturera för. Att spendera mycket tid på administrativa uppgifter kan därför vara frustrerande och hindra dig från att fokusera på det du är bäst på: att ge värdefulla insikter och lösningar till dina klienter.

49% av soloprenörer spenderar mer än 16 timmar per månad på administration, och siffran är högre för de med aktiebolag. Det som är mest tidskrävande är kvitton och redovisning (Företagarindikatorn UNQUO & SEB 2021). UNQUO är en gratis app och tjänst för egenföretagare som underlättar och effektiviserar just ekonomi och admin, och på så sätt frigör både tid och energi till annat. För att du ska kunna minska tiden du lägger på administration – och få mer tid till det som är viktigt på riktigt – kommer här dessutom 5 tips, anpassade för dig som är konsult.

1. Låt AI göra grovjobbet

AI:s framfart har nog ingen missat. Det finns redan idag många lösningar som är så bra att de kan göra hela arbetet åt dig, eller skapa ett bra underlag som sparar dig mycket tid. Ett exempel där AI kan effektivisera din tid, är gratis AI lösningar som hjälper dig förstå hur du ska bokföra dina utgifter som uppkommer under ditt konsultuppdrag. Andra exempel är att du kan få hjälp att skriva texter (även om de behöver korrigeras) och planera din tid.

2. Skapa standardiserade mallar för dokument

Förberedelse av rapporter, presentationer och andra dokument kan ta mycket tid om du börjar från noll varje gång. Skapa standardiserade mallar för dina dokument, inklusive rubriker, formatering och logotyper. På så sätt kan du snabbt anpassa dem till varje uppdrag och minska tiden du lägger på att skapa dokument från grunden. När du är på ett längre konsultuppdrag är dina administrativa uppgifter återkommande varje månad – både tidrapportering, utlägg och bokföring. Genom att skapa en mall första månaden kan du sedan återanvända den och endast göra små justeringar varje månad.

3. Få automatiska påminnelser

Med automatiska påminnelser om inbetalningar, tidsregistreringar osv så undviker du att uppgifter glöms bort, skapar merarbete eller ger dig straffavgifter. Genom att få påminnelser om uppgifter och aktiviteter kan du fokusera på det du gör just nu utan att oroa dig för att missa något viktigt. Det hjälper dig att förbättra din produktivitet och koncentration. Ett exempel på automatiska påminnelser som förenklar för dig är att få påminnelser för alla inbetalningar till Skatteverket. UNQUO har en funktion som kan ge dig påminnelser om alla viktiga datum som du behöver hålla koll på, anpassade efter just dig och ditt företag.

4. Använd digitala verktyg som hjälper dig

Att skapa och skicka fakturor, rapportera dina arbetade timmar och sköta utläggshantering kan vara en tidskrävande process. Du kan istället dra nytta av digitala verktyg och mjukvaror som automatiserar allt det här. Program som Bokio och Visma kan hjälpa dig att skapa och skicka fakturor snabbt och enkelt. För att förbereda dina utlägg inför bokföringen är en app ofta smidigast, eftersom du då kan du göra det på språng precis när behovet uppstår. UNQUO har en funktion där du kan fota kvitton, koppla dem till rätt transaktion, och sedan exportera allt direkt till ditt bokföringsprogram (eller skicka till din revisor).

5. “Gör det nu”-mindset

“Gör det nu” är ett populärt mindset ämnat för att minska stress och öka produktiviteten. Genom att anamma “gör det nu” när du är på konsultuppdrag kommer du att minska tiden du lägger på admin genom att det blir gjort direkt. Du kan släppa tankar och påminnelser om all admin du måste göra, och får istället mer tid och energi över till annat. Mindsetet är extra effektivt när det kommer till administrativa uppgifter som du kan göra på språng, som att till exempel fotografera och registrera utlägg direkt i UNQUO-appen. Att minska den tid och energi du lägger på administration är avgörande för att vara en effektiv konsult. Det är därför värt att lägga lite arbete på att genomföra dessa förändringar och få in de här processerna i din arbetsrutin, eftersom det i längden kan bidra till att maximera din produktivitet. Genom att använda digitala verktyg, standardiserade processer och smarta strategier kan du frigöra mer tid att leverera högkvalitativa konsulttjänster till dina klienter…eller till att vara ledig.

Förenkla din vardag direkt – ladda ned UNQUO-appen gratis här.

Författare: Anna Norén, Head of UNQUO